Secteur d’activité :  Secrétaire Polyvalente de Chirurgie et médecine vasculaire

MISSIONS ET ACTIVITES :

Hospitalisation :

- Gestion des entrées programmées ou en urgence
- Accueil téléphonique avec gestion des messages téléphoniques
- Prise de rendez-vous de consultation
- Frappe des courriers de sortie et comptes rendus opératoires et suivi ou mise en page si reconnaissance vocale ou retranscription
- Gestion des dossiers patients : numérisation des documents dans Easily – Import de CD
- Vérification et gestion des rendez-vous à la sortie
- Suivi CCAM
- Tenue à jour des fichiers de suivi du service (mouvements des hospitalisations, programme du bloc, …)
- Planification des blocs, report, annulation
- Gestion du départ et arrivée du courrier

Consultation :

- Accueil téléphonique avec prise rendez-vous et gestion des messages
- Gestion des dossiers patients : numérisation des documents dans Easily – Import de CD
- Suivi des consultations de Chirurgie (programmation bloc, frappe, …)
- Frappe des courriers de consultation et explorations fonctionnelles vasculaires et CRO ou mise en place si reconnaissance vocale ou retranscription
- Prise des rendez-vous d’examens complémentaires
- Tenue à jour des fichiers de suivi du service (mouvements des hospitalisations, programme du bloc,…)
- Planification des blocs
- Gestion des demandes d’explorations fonctionnelles vasculaires

Autres activités :

- Frappe ou mise en page des comptes rendus d’explorations fonctionnelles vasculaires
- Programmation d’HDJ de Médecine Vasculaire et accueil en cas d’absentéisme.

CARACTERISTIQUES DU POSTE :

-Poste à 100 %
-Amplitude horaire 8 h 30 – 17 h 00 et au-delà en cas de nécessité de service
-Planification des congés en concertation avec les autres secrétaires, la secrétaire référente, la coordinatrice et en respectant les règles institutionnelles. 
-Toutes les secrétaires du Pôle TCVR peuvent être amenées à apporter de l’aide à un service du Pôle en difficulté en fonction de l’avancée de leur travail.

Niveau d’étude : 

-BAC ou BAC + 2 / Formation en secrétariat médical
-Expérience professionnelle souhaitée dans le secrétariat médical

Niveau de compétences :

-Connaissance du vocabulaire médical et des différents types d’intervention
-Très bonne maîtrise de l’orthographe et de la grammaire 
-Compétences informatiques
-Aisance relationnelle

Capacités attendues :

-Très grande rigueur et organisation
-Discrétion et respect du secret professionnel
-Réactivité et disponibilité
-Maitrise de la communication d’informations aux patients avec patience et empathie, être à l’écoute
-Capacité à prendre des initiatives et à interpeller en cas de difficultés, capacité d’adaptation
-Sens du travail en équipe
-Savoir évoluer en fonction des différentes avancées organisationnelles et informatiques

Outis Informatiques :

-EASILY : Dossier patient et gestion des rendez-vous
-EASILY BLOC : Programmation opératoire
-WORD : Traitement de texte
-EXCEL : Tableur
-ZIMBRA : Messagerie électronique du CHU
-DREAM : Logiciel de bureautique du dossier patient
-WEB100T : Logiciel de saisie de l’activité.
-PASTEL : Création – modification des informations administratives du patient
-PTAH : Logiciel de brancardage centralisé

Pôle de référence régional, le CHU de Reims assure les soins de proximité pour l’ensemble du territoire marnais et prend en charge les pathologies les plus complexes à l’échelle de la Champagne-Ardenne.

Il dispose de l’ensemble des spécialités médico-chirurgicales et offre une prise en charge complète, innovante et humaine, tout au long de la vie.
Rejoindre le CHU de Reims, c’est intégrer un collectif de 8 500 professionnels engagés au service de près de 200 000 patients chaque année, dans un environnement stimulant où se conjuguent expertise, travail en équipe et excellence des soins.

L’établissement accorde une place centrale à la formation et au développement des compétences, en accompagnant chaque année plus de 2 100 étudiants et professionnels, en lien étroit avec l’Université de Reims Champagne-Ardenne.
Acteur majeur du territoire, le CHU de Reims s’inscrit dans une dynamique de coopération hospitalo-universitaire ambitieuse et participe activement à l’attractivité et au développement économique local. Engagé dans une transformation d’envergure, il porte un projet immobilier majeur de 530 millions d’euros avec la construction du Nouvel Hôpital de Reims, symbole d’un établissement tourné vers l’avenir, l’innovation et l’amélioration continue des conditions de travail.
Choisir le CHU de Reims, c’est donner du sens à son engagement professionnel et contribuer à un projet collectif au service de la santé de demain.