Missions Principales

• Assister la Directrice des affaires médicales et la Directrice adjointe des affaires médicales 
  • gestion de planning/agenda, 
  • organisation de déplacements et gestion des réservations de voiture, 
  • organisation et préparation des réunions (préparation des dossiers support)
  • accueil des personnes venant à la direction des affaires médicales
• Gestion des appels téléphoniques de la Direction des affaires médicales 
  • Accueil téléphonique et redirection des appels vers l’interlocuteur demandé et prise de note de l’objet de l’appel
  • Gestion des appels entrants dirigés vers le secrétariat et la cellule junior 
• Accueil physique et orientation des personnes se présentant à la Direction des affaires médicales
• Gestion de la diffusion des documents sur l’Intranet
• Gestion de la diffusion des annonces pour les postes vacants
• Gestion en lien avec le secrétariat de la Direction Générale de la nomination des Chefs de pôles et Chefs de services
• Gestion des réservations et des clés des studios de la résidence Roederer et de la maison Wilson
• Gestion des ordres de mission des personnels médicaux et du remboursement des frais
• Appui à la cellule études médicales : 
  • Gestion administrative des chambres d’internat (répondre aux demandes, préparer et suivre la procédure d’attribution, préparation et suivi des baux, envoi des informations nécessaires à la direction des affaires financières, fixer les rendez-vous d’état des lieux entrant et sortant)
  • Gestion administrative des dossiers d’embauche et suivi administratif des dossiers des internes et externes en Médecine, en Pharmacie et en Odontologie, affectés au CHU.  
• Gestion administrative du courrier de la Direction des affaires médicales
  Appui aux Directrices des affaires médicales pour la gestion de la CME (Commission Médicale d'Etablissement)
  • Préparation des questions statutaires en lien avec les cellules séniors
  • Elaborer la trame du compte-rendu de la CME, mettre en page et envoyer au secrétariat du PCME le compte-rendu rédigé par les Directrices
  • Etablir les extraits de PV de la CME
• Classer et archiver la documentation de la Direction des affaires médicales
• Commande des fournitures de la Direction des affaires médicales

Caractéristiques du poste:

• Poste qui peut évoluer vers d’autres missions.
• Travail à temps plein du lundi au vendredi
• Possibilité de télétravail (1j/semaine) après un an d'ancienneté

Niveau de compétences et capacités requises

Niveau d’étude : 
-Formation Bac+2 en administration RH/Assistante de Manager.

Connaissances techniques :
-Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement, 
-Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat, 
-Bonnes capacités rédactionnelles, 
-Très bonne maîtrise des techniques bureautiques. 

Savoir-Faire:
-Excellente expression orale et rédactionnelle, 
-Maîtrise des outils de bureautiques (word, excel, powerpoint…), 
-Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda, électronique…), 
-Analyse et gestion des demandes d’information, 
-Capacité d’organisation, polyvalence, 
-Aptitude à travailler en équipe. 

Savoir-être : 
-Discrétion, sens de la confidentialité, 
-Bon relationnel, bonne présentation, 
-Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode, 
-Bonne résistance au stress. 

Pôle de référence régional, le CHU de Reims assure les soins de proximité pour l’ensemble du territoire marnais et prend en charge les pathologies les plus complexes à l’échelle de la Champagne-Ardenne.

Il dispose de l’ensemble des spécialités médico-chirurgicales et offre une prise en charge complète, innovante et humaine, tout au long de la vie.
Rejoindre le CHU de Reims, c’est intégrer un collectif de 8 500 professionnels engagés au service de près de 200 000 patients chaque année, dans un environnement stimulant où se conjuguent expertise, travail en équipe et excellence des soins.

L’établissement accorde une place centrale à la formation et au développement des compétences, en accompagnant chaque année plus de 2 100 étudiants et professionnels, en lien étroit avec l’Université de Reims Champagne-Ardenne.
Acteur majeur du territoire, le CHU de Reims s’inscrit dans une dynamique de coopération hospitalo-universitaire ambitieuse et participe activement à l’attractivité et au développement économique local. Engagé dans une transformation d’envergure, il porte un projet immobilier majeur de 530 millions d’euros avec la construction du Nouvel Hôpital de Reims, symbole d’un établissement tourné vers l’avenir, l’innovation et l’amélioration continue des conditions de travail.
Choisir le CHU de Reims, c’est donner du sens à son engagement professionnel et contribuer à un projet collectif au service de la santé de demain.