Secrétaire à 50% - Unité de Médecine de Santé au Travail - H/F
L'entreprise
Pôle de référence, le CHU de Reims assure l'activité de proximité pour tout le territoire Marnais et prend en charge les pathologies les plus complexes à l’échelle de la région Champagne-Ardenne (chirurgie cardiaque, greffes de rein, urgences et SMUR pédiatriques…).
Disposant de l’ensemble des spécialités médicochirurgicales, le Centre Hospitalier Universitaire de Reims offre une prise en charge tout au long de la vie. Doté d’une maternité adossée à un service de réanimation néonatale, l’établissement assure un suivi médical complet de l’enfant et de l’adolescent, y compris en psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent.
En complément de prises en charge de haute technicité, le CHU présente également une offre importante d’hébergement pour personnes âgées et une offre complète de soins de suite et de réadaptation (SSR).
C’est un collectif de 8 500 professionnels qui accueille chaque année près de 200 000 patients. Il contribue annuellement à la formation de plus de 2 100 étudiants, que ce soit au sein de l’Institut Régional de Formation ou en accueillant les étudiants des facultés de médecine, d’odontologie et de pharmacie de l’Université de Reims Champagne Ardenne.
Acteur clé du territoire, le CHU de Reims et les actions qu’il mène conduisent à un impact économique de près de 900 millions d’euros dans le département de la Marne.
L’établissement anime une politique de coopération territoriale ambitieuse autour du Groupement Hospitalier Universitaire de Champagne et des conventions d’association hospitalo-universitaire signées avec les quatre Groupements Hospitaliers de Territoires voisins, en partenariat avec le Centre de Lutte Contre le Cancer, l’Institut Godinot Se donnant pour ambition de moderniser l’offre de soins, le CHU de Reims s’est engagé dans un important projet immobilier pour un budget de 530 millions d’euros. Autour de trois phases, le chantier du Nouvel hôpital de Reims a débuté en janvier 2020 et s’achèvera en 2031.
Le poste
Secteur d’activité :
- Unité de Médecine et Santé au Travail (UMST)
- Prise en charge des professionnels médicaux, non médicaux et étudiants du C H U et des secteurs extérieurs.
Définitions / Abréviations :
- UMST: Unité de Médecine de Santé au Travail
- IDE: Infirmière Diplômée d’Etat
- IST: Infirmière de Santé au Travail
- ARS : Agence Régionale de Santé
- AT : Accident de Travail
- PCR : Personne Compétente en Radioprotection
- UMST : Unité de Médecine et Santé au Travail
- URCA : Université de Champagne Ardenne
- DDCSPP/DDETSPP: Direction départementale de l'emploi, du travail, des solidarités et de la protection des populations
- DRH : Direction des Ressources Humaines
- CMD :Congé Maladie
- AT :Accident de Travail
Mission générale :
- La secrétaire de l’UMST est l’interlocutrice des médecins de santé au travail, des agents de l’institution, de l’équipe non médicale de l’UMST, des étudiants, des directions fonctionnelles de l’hôpital. Elle occupe un poste à responsabilité administrative.
- Elle doit être polyvalente et elle prend en charge des missions très variées.
Tâches communes et habituelles au secteur d’activité :
Toutes les secrétaires du service doivent accomplir les tâches relatives à l’activité de tous les praticiens du service et au suivi de tous les agents et/ou étudiants.
- Convocation des services/pôles en visite périodique
- Numérisation des documents dans les dossiers selon le classement prévu (courriers divers, certificats, déclarations AT, PV CMD)
- préparation des dossiers avant consultation médecins et IST: numérisation des documents légaux et constitutifs du suivi
- Après consultation médecins et IST, gestion du dossier : complétude, formalisation de certains document(s) à la demande des autres membres de l’équipe pluridisciplinaire ; rangement du dossier ;
- Elaboration et envoi des dossiers de mutation
- Réception et tri des résultats d’examens des agents, soumission aux médecins et /ou aux IST
- Archivage des dossiers papiers du personnel médical et non médical (retraites, élèves etc…)
- Sortie des dossiers agents pour les réunions institutionnelles (COME, absentéisme, COPRA – RPS, ….)
- Accueil téléphonique et accompagnement des agents dans leur démarche administrative, renseignements divers et guidage auprès des interlocuteurs de l’équipe de l’UMST
- Gestion de la prise de rendez-vous téléphonique
- Accueil physique des personnes pour renseignements et orientation des consultants
- Edition de certificats divers à la demande
- Saisie de courriers divers, certificats, etc...
- Gestion des dossiers de saisines du conseil médical départemental
- Gestion des demandes de temps partiels thérapeutiques, de maladies professionnelles
- Gestion des mails
- Gestion des commandes et distribution de fournitures de bureau : papeterie, documents divers , petites fournitures,czlendriers , piles
- Gestion de réapprovisionnement de documents internes
- Gestion des demandes de réparation : faire les bons GMAO
- Saisie de compte rendus de réunion de service
- Participation aux projets de service
- Collecte et enregistrement de données en vue d’établir les bilans annuels d’activité du service ( grippe, covid, nbre de visites, …)
- Préparation de la file d’attente de la consultation de la psychologue
- Gestion administrative des nouveaux personnels de l’UMST : ADSN, badge,….
Les missions spécifiques :
En lien avec les praticiens :
Chaque secrétaire est rattachée à un praticien, cependant en cas d’absentéisme les secrétaires doivent se remplacer et connaitre les tâches à réaliser sur le poste de travail.
Pour faciliter l’organisation et l’activité, certaines tâches et organisations doivent être harmonisées :
- prises de RDV,
- préparation de consultations, accueil des consultants, tâches relatives à l’après consultation
- filtrage de la communication aux médecins
Les spécificités des postes doivent être connues de toutes les secrétaires.
En cas de remplacement, la gestion des dossiers suivants est impérative :
- Radioprotection
- Hyperbarie
- CACES
- SSIAP
- Amiante
Caractéristiques du poste :
- 7h40 par jour du lundi au vendredi
- Amplitude horaire : 8h00 à 17h00
- L’emploi impose un travail prolongé sur ordinateur et de répondre à de nombreux appels téléphoniques. : la vue et l’audition sont sollicitées.
Profil recherché
Profil recherché :
Niveau d'études :
- Baccalauréat de type secrétariat ou équivalent / diplôme agent administratif, secrétariat médical
- Formation informatique et logiciels dédiés
Qualités requises :
- Disponibilité
- Esprit d'équipe
- Rigueur professionnelle
- Sens de l’initiative
- Sens de l’observation et de l’organisation
- Gestion des priorités
- Adaptation, connaissance du vocabulaire médicale
- Gestion des émotions
- Résistance au stress
- Sens des relations humaines, capacité d’écoute, de communication,
- Discrétion professionnelle
- Respect du secret professionnel et de la confidentialité
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile