Assistant Administratif des relations avec les usagers CDD 3 mois - H/F
L'entreprise
Pôle de référence, le CHU de Reims assure l'activité de proximité pour tout le territoire Marnais et prend en charge les pathologies les plus complexes à l’échelle de la région Champagne-Ardenne (chirurgie cardiaque, greffes de rein, urgences et SMUR pédiatriques…).
Disposant de l’ensemble des spécialités médicochirurgicales, le Centre Hospitalier Universitaire de Reims offre une prise en charge tout au long de la vie. Doté d’une maternité adossée à un service de réanimation néonatale, l’établissement assure un suivi médical complet de l’enfant et de l’adolescent, y compris en psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent.
En complément de prises en charge de haute technicité, le CHU présente également une offre importante d’hébergement pour personnes âgées et une offre complète de soins de suite et de réadaptation (SSR).
C’est un collectif de 8 500 professionnels qui accueille chaque année près de 200 000 patients. Il contribue annuellement à la formation de plus de 2 100 étudiants, que ce soit au sein de l’Institut Régional de Formation ou en accueillant les étudiants des facultés de médecine, d’odontologie et de pharmacie de l’Université de Reims Champagne Ardenne.
Acteur clé du territoire, le CHU de Reims et les actions qu’il mène conduisent à un impact économique de près de 900 millions d’euros dans le département de la Marne.
L’établissement anime une politique de coopération territoriale ambitieuse autour du Groupement Hospitalier Universitaire de Champagne et des conventions d’association hospitalo-universitaire signées avec les quatre Groupements Hospitaliers de Territoires voisins, en partenariat avec le Centre de Lutte Contre le Cancer, l’Institut Godinot Se donnant pour ambition de moderniser l’offre de soins, le CHU de Reims s’est engagé dans un important projet immobilier pour un budget de 530 millions d’euros. Autour de trois phases, le chantier du Nouvel hôpital de Reims a débuté en janvier 2020 et s’achèvera en 2031.
Le poste
Secteur d’activité
Secteur des relations avec les usagers au sein de la direction de la qualité – gestion des risques – relations avec les usagers.
Missions et Activités
Les missions
L’assistant administratif assure le support administratif, logistique et organisationnel au sein de Direction des Relations avec les Usagers. L’agent doit être capable d’assister efficacement l’équipe de la Direction des Relations avec les Usagers au quotidien dans un environnement où les sollicitations sont nombreuses et où les impératifs légaux et réglementaires imposent des délais stricts.
Les activités
Gestion administrative
-Traitement du courrier et des mails (réception, accusés de réception, tri, enregistrement, transmission, demande d’éléments auprès des services, suivi des réponses, relances).
-Rédaction, mise à jour et mise en forme de documents administratifs (courriers, comptes rendus, notes, PV de réunions, procédures, présentations PowerPoint).
-Publication des informations internes (newsletter, demande interprète, informations sur l’intranet)
-Enregistrement et suivi administratif des dossiers (Excel, BMS, Intraqual, etc.).
-Envoi et suivi des formulaires administratifs.
-Gestion des priorités en fonction des contraintes légales et réglementaires, impliquant des délais impératifs et une forte réactivité.
Accueil et orientation
-Accueil physique et téléphonique des usagers, des familles et des professionnels.
-Orientation des demandes vers les interlocuteurs adéquats.
-Gestion et filtrage des appels.
-Gestion des situations potentiellement conflictuelles avec des usagers en détresse, insatisfaits ou pouvant exprimer leur mécontentement de manière virulente.
Organisation et logistique
-Réservation de salles pour les réunions, événements et suivi des besoins en logistique.
-Commande de prestations, coordination avec les services (demande d’intervention pour matériel, installation, prestation traiteur, reprographie, etc.).
-Interface avec le service communication pour la mise en forme et diffusion d’informations (couverture médiatique, campagne de communication, photographe, etc.).
-Capacité à gérer des demandes urgentes et simultanées, nécessitant une organisation rigoureuse et une gestion du stress en raison de délais souvent contraints.
Archivage et gestion documentaire
-Classement et archivage avec mise à jour des tableaux de suivis et documents.
-Suivi et gestion des documents administratifs en lien avec la Direction des Relations avec les Usagers.
-Participation à l’optimisation des processus d’archivage et de gestion documentaire.
Statut et conditions de travail
Poste à temps plein.
Le poste est basé au CHU de Reims sur le Bâtiment Robert Debré. Des déplacements sur les différents sites du CHU, établissements de la direction commune et du G.H.T sont à prévoir.
Profil recherché
Niveau d’études, de compétence et capacités requises
Niveau d’étude et diplôme
-Secrétaire administratif hospitalier, Secrétaire médicale
-Ou Bac pro Gestion-Administration
-Ou BTS SAM, BTS Gestion de la PME
-Ou DUT GEA/DU gestion administrative ou secrétariat
Expérience souhaitée
-Idéalement 1 à 2 ans en gestion administrative, secrétariat, accueil ou organisation d’événements.
Savoir-faire
-Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, intranet, teams, BMS, etc.).
-Rédaction et mise en forme de documents administratifs et présentation PowerPoint.
-Gestion et priorisation des tâches administratives.
-Organisation et logistique d’événements internes.
-Classement et archivage documentaire.
-Accueil adapté aux différents interlocuteurs.
-Gestion des interactions avec des usagers en détresse ou en situation de tension.
-Capacité à travailler dans un environnement où les délais sont stricts et les demandes nombreuses.
Savoir-être
-Rigueur et organisation.
-Autonomie et prise d’initiative.
-Sens de l’accueil et de l’écoute.
-Discrétion et respect de la confidentialité.
-Réactivité et capacité d’adaptation.
-Gestion du stress et des émotions face aux interactions parfois difficiles avec le public.
-Capacité à maintenir une posture professionnelle face aux situations de tension.
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile