Assistant du Département d'Information Médicale à 50 % - H/F
L'établissement
Pôle de référence, le CHU de Reims assure l'activité de proximité pour tout le territoire Marnais et prend en charge les pathologies les plus complexes à l’échelle de la région Champagne-Ardenne (chirurgie cardiaque, greffes de rein, urgences et SMUR pédiatriques…).
Disposant de l’ensemble des spécialités médicochirurgicales, le Centre Hospitalier Universitaire de Reims offre une prise en charge tout au long de la vie. Doté d’une maternité adossée à un service de réanimation néonatale, l’établissement assure un suivi médical complet de l’enfant et de l’adolescent, y compris en psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent.
En complément de prises en charge de haute technicité, le CHU présente également une offre importante d’hébergement pour personnes âgées et une offre complète de soins de suite et de réadaptation (SSR).
C’est un collectif de 8 500 professionnels qui accueille chaque année près de 200 000 patients. Il contribue annuellement à la formation de plus de 2 100 étudiants, que ce soit au sein de l’Institut Régional de Formation ou en accueillant les étudiants des facultés de médecine, d’odontologie et de pharmacie de l’Université de Reims Champagne Ardenne.
Acteur clé du territoire, le CHU de Reims et les actions qu’il mène conduisent à un impact économique de près de 900 millions d’euros dans le département de la Marne.
L’établissement anime une politique de coopération territoriale ambitieuse autour du Groupement Hospitalier Universitaire de Champagne et des conventions d’association hospitalo-universitaire signées avec les quatre Groupements Hospitaliers de Territoires voisins, en partenariat avec le Centre de Lutte Contre le Cancer, l’Institut Godinot Se donnant pour ambition de moderniser l’offre de soins, le CHU de Reims s’est engagé dans un important projet immobilier pour un budget de 530 millions d’euros. Autour de trois phases, le chantier du Nouvel hôpital de Reims a débuté en janvier 2020 et s’achèvera en 2031.
Le poste
Descriptif du poste
- Assistant du Département d’Information Médicale du CHU et du Groupement Hospitalier de Territoire de Champagne.
Abréviations
- DIM : Département d’Information Médicale
- TIM : Technicien de l’Information Médicale
- DRH : Direction des Ressources Humaine
- GHT : Groupement Hospitalier de Territoire
- PMSI : Programme de Médicalisation des Systèmes d’Information
Missions
L’assistante du DIM participe aux missions du Département d’Information Médicale et assiste le médecin responsable dans ses fonctions de DIM de territoire de Champagne.
Elle assure les relations avec tous les services, les partenaires internes et externes et contribue à une bonne communication en lien avec l’image et l’action du Département d’Information Médicale.
L’assistante remplira notamment les missions suivantes :
- Accueil physique
- Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques
- Prises de rendez-vous, gestion des agendas (ZIMBRA, eGTT)
- Gestion des commandes (papeterie, mobilier, matériels..)
- Conception et rédaction de documents relatifs au DIM (Power Point, Word)
- Elaboration de tableaux Excel (TCD, graphiques…)
- Traitement, mise en forme, reproduction et diffusion de courriers, documents, tableaux…
- Organisation de réunions ou formations
- Prise de notes, rédaction et diffusion des comptes rendus
- Réception et gestion du courrier arrivant au DIM
- Photocopies, tri, traitement, diffusion de documents, classement et archivage
- Organisation des CRIMCA (Collège Régional de l’Information Médicale de l’ex région Champagne-
Ardenne) : à raison de 4 réunions annuelles - Trésorière du CRIMCA
- Appui logistique lors de l’arrivée de nouveaux agents (matériel informatique, accès, tel, bureaux…)
- Appui de la cadre coordonnatrice du PMSI : gestion des plannings des TIMs, demandes de
formation, ou toute autre demande ponctuelle
Missions relatives au PMSI :
- Recherche documentaire et bibliographique relatives au PMSI
- Participation à la création et diffusion de fiches d’aide au codage
- Saisie de données liées à l’activité médicale
- Extraction de base de données
- Suivi des séjours de recherche clinique non facturables
- Suivi hebdomadaire de l’exhaustivité de codage des séjours : à diffuser mensuellement sur
l’intranet - Complétude des tableaux de suivi des envois mensuels de valorisation des séjours sur ePMSI
(ATIH) - Organisation et suivi des missions d’optimisation et contrôle de la qualité de codage des séjours
avec la société partenaire (AYMING)
Caractéristique du poste:
- Temps de travail : 50 % - présence les matins
Profil recherché
Niveau d’études :
- Bac à Bac +2 en études afférentes au secrétariat ou à l’assistanat de direction
Connaissances techniques :
- Autonomie rédactionnelle
- Maitrise outils informatiques (Excel, Word, PowerPoint, intranet…)
- Maitrise des outils informatiques de saisie d’activité
Savoir-faire :
- S’exprimer avec professionnalisme à l’oral et à l’écrit
- Être disponible et polyvalente dans ses activités, faire preuve de souplesse et d'adaptabilité
- Être dynamique dans son travail
- Organiser et classer des données ou dossiers, informations, des documents de diverses natures
(papier, informatique) - Définir/ adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire
- Savoir faire face aux situations conflictuelles
- Avoir le sens de l’organisation et de la gestion du temps
- Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau
- Utiliser les outils bureautiques et de télécommunications, ainsi que les logiciels métiers
Savoir-être :
- Organisation et rigueur
- Disponibilité, discrétion, confidentialité
- Comportement adapté dans ses relations avec autrui
- Capacité de communication écrite et orale
- Maitrise de soi
Éléments nécessaires pour postuler
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Candidature facile