Secrétaire Médicale en Consultation Hépato-gastroentérologie - H/F
L'établissement
Pôle hospitalier de référence, le Centre Hospitalier Universitaire (CHU) de Reims assure les missions de proximité pour le territoire marnais et prend en charge les pathologies les plus complexes à l’échelle de la région Champagne-Ardenne, notamment en chirurgie cardiaque, en greffes de rein, ainsi qu’en urgences et soins pédiatriques.
Doté de l’ensemble des spécialités médico-chirurgicales, le CHU de Reims offre une prise en charge globale et continue tout au long de la vie. Sa maternité, adossée à un service de réanimation néonatale, garantit un suivi complet de l’enfant et de l’adolescent. L’établissement propose également une offre étendue d’hébergement pour personnes âgées et de soins de suite et de réadaptation.
Composé de 8 500 professionnels, le CHU accueille chaque année près de 200 000 patients et participe activement à la formation de plus de 2 100 étudiants, en lien avec les facultés de médecine, d’odontologie et de pharmacie de l’Université de Reims Champagne-Ardenne.
Acteur structurant du territoire, il génère un impact économique estimé à 900 millions d’euros dans la Marne. Engagé dans une politique de coopération territoriale ambitieuse au sein du Groupement Hospitalier Universitaire de Champagne, le CHU collabore étroitement avec l’Institut Godinot et les établissements partenaires.
Un important projet immobilier de 530 millions d’euros est en cours, destiné à la création du Nouvel Hôpital de Reims, dont l’achèvement est prévu en 2031.
Le poste
Secteur d’activité
Unité de consultations et explorations hépato-gastro-entérologiques – niveau -1 CABROL
Définitions / Abréviations
-EASILY : logiciel du gestion du dossier patient
-CCAM : Cotation des actes médicaux
-SAGE : service archivage centralisé du dossier patient
Mission et Activités
La mission
Agent exerçant une fonction administrative, capable d’assurer l’accueil téléphonique et physique de patients hospitalisés et/ou consultants, la gestion du courrier, la gestion et l’archivage des dossiers patients, la programmation et la prise de rendez-vous, la programmation des blocs opératoires.
La secrétaire travaille en étroite collaboration avec l’équipe pluridisciplinaire.
Au sein du service de consultations, ce profil de poste est décliné en plusieurs fiches de postes de travail : définies en relation avec la sectorisation médicale, par type de prise en charge. (binôme/trinôme de secrétaires responsable d’un secrétariat médical - plusieurs patientèles-médecins)
Activités principales
-Accueil : Physique : accueillir et guider les usagers et les professionnels de santé se présentant au sein du secrétariat / Téléphonique : répondre et assurer le suivi des demandes
-Gestion et organisation des rendez-vous des consultations
-Gestion des dossiers suite à une hospitalisation ou une consultation (prise de rendez-vous , programmation de bloc opératoire etc…..)
-Frappe de courriers
-Traitement de l’arrivée des faxs – envoi
-Classement, tenue et archivage des dossiers patients
-Organisation des rendez-vous liés à la fonction d’enseignement, en accord avec le médecin
-Partenariat avec le médecin dans l’organisation du travail
-Gestion de l’agenda des médecins
-Participation à l’accompagnement des nouveaux agents et des étudiants
Autres activités
-Effectuer des requêtes via les logiciels pour les suivis d’activité et statistiques des différentes activités
-Traitement des demandes de dossiers patients (via la Direction )
Caractéristiques du poste
-Horaires en 7h40 : amplitude horaire 8h-17h (avec 40 mins de pause déjeuner)
-Se conformer au règlement du pôle pour l’organisation des congés et remplacement des absences
-Le cadre se réserve la possibilité d’adapter la présence des agents en fonction de l’activité ;
-Mobilité au sein du service : les secrétaires de consultation peuvent être amenées à travailler en secteur d’hospitalisation et inversement
-Mobilité au sein du pôle :la mobilité peut être demandée au regard de situations diverses et conformément aux valeurs d’entraide et de travail d’équipe polaire.
Profil recherché
Niveau de compétence et capacités requises
Niveau de compétence
-Formation initiale de type Bac Sciences Médico-sociales – administratifs – ou formation secrétariat
-Bonne maîtrise de la bureautique (Word, Excel, …)
-Maîtrise des logiciels hospitaliers : Dream, EASILY , CCAM, WEB 100T, EASILY BLOC
-Connaissance du vocabulaire médical
Capacités requises
-Sens de l’organisation, d’adaptation, d’anticipation, et d’initiative
-Sens du travail en commun, rigueur, esprit d’équipe
-Sens des responsabilités
-Sens des relations humaines, capacité d’écoute, de communication, de discrétion professionnelle, de confidentialité, et respect du secret professionnel
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
Candidature facile