Assistante Administrative de l'Institut de l'Intelligence Artificielle en Santé - H/F
L'établissement
Pôle hospitalier de référence, le Centre Hospitalier Universitaire (CHU) de Reims assure les missions de proximité pour le territoire marnais et prend en charge les pathologies les plus complexes à l’échelle de la région Champagne-Ardenne, notamment en chirurgie cardiaque, en greffes de rein, ainsi qu’en urgences et soins pédiatriques.
Doté de l’ensemble des spécialités médico-chirurgicales, le CHU de Reims offre une prise en charge globale et continue tout au long de la vie. Sa maternité, adossée à un service de réanimation néonatale, garantit un suivi complet de l’enfant et de l’adolescent. L’établissement propose également une offre étendue d’hébergement pour personnes âgées et de soins de suite et de réadaptation.
Composé de 8 500 professionnels, le CHU accueille chaque année près de 200 000 patients et participe activement à la formation de plus de 2 100 étudiants, en lien avec les facultés de médecine, d’odontologie et de pharmacie de l’Université de Reims Champagne-Ardenne.
Acteur structurant du territoire, il génère un impact économique estimé à 900 millions d’euros dans la Marne. Engagé dans une politique de coopération territoriale ambitieuse au sein du Groupement Hospitalier Universitaire de Champagne, le CHU collabore étroitement avec l’Institut Godinot et les établissements partenaires.
Un important projet immobilier de 530 millions d’euros est en cours, destiné à la création du Nouvel Hôpital de Reims, dont l’achèvement est prévu en 2031.
Le poste
L’Institut d’Intelligence Artificielle en Santé (IIAS.fr) est une structure de recherche et de valorisation sous la tutelle du CHU de Reims et de l’Université de Reims Champagne-Ardenne. Ses missions : promouvoir et sensibiliser à l’IA en Santé, former et accompagner la recherche, valoriser les projets en santé numérique et IA via l’incubateur PETILLANTeS (en partenariat avec Quest for Health et Innovact).
Sa mission : promouvoir et accompagner la réutilisation des données de santé à des fins de recherche, notamment dans le domaine de l’intelligence artificielle appliquée à la santé.
Missions :
Gestion de l’agenda et le planning du directeur de l’IIAS
• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du dirigeant.
• Gérer la boîte mail de la direction et assurer le tri, le suivi et la diffusion des courriels importants.
Gestion des dossiers et de la documentation
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la direction (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions, etc.)
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers.
• Rédiger des documents liés aux activités réalisées.
Organisation d’événements et de réunions
• Participation à la préparation et l’organisation des événements professionnels du dirigeant (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, visioconférences, etc.).
• Soutien des équipes de l’IIAS dans l’organisation et la mise en place d’évènements internes liés aux activités de l’Institut
Coordination et communication
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques.
• Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe.
Gestion administrative
• Participer à la gestion administrative de l’équipe de l’IIAS (organisation de réunion, réservation de salle, etc.)
• Participer à la gestion administrative des locaux et des fournitures.
Rédaction et veille
• Participer à la relecture de documents (AAP, soumissions, articles).
• Assurer une veille sur les appels d’offres et AAP.
• Assurer la mise à jour de la veille des articles et interviews concernant les dirigeants et l’Institut
Relations professionnelles fréquentes :
• Direction de l’Institut d’Intelligence Artificielle en Santé et ses différents interlocuteurs
• Direction CHU de Reims
• Présidence, cabinet et directions Université de Reims Champagne Ardenne
• Membres commissions IIAS (Médecins, Universitaires, Administratifs)
• Investigateurs de recherche (Médecins, Chercheurs, Startup, …)
Caractéristiques du poste :
• Contrat à durée déterminée de 6 mois renouvelable
• Rémunération selon les grilles indiciaires de la Fonction Publique Hospitalière
• Temps de travail : 100 %
Profil recherché
Niveau d’étude :
• Formation de niveau Bac +2/3 en assistanat de direction/manager (BTS Suport à l'action managériale, BUT Gestion Administrative...)
• Expérience professionnelle : débutants acceptés
Niveau de compétences :
• Maîtrise de la bureautique : pack Office (Outlook, PowerPoint, Excel, Word)
• Maîtrise de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Internet, messagerie, planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise…)
• Connaissances en gestion administrative
• Connaissance des normes rédactionnelles
• Connaissance des techniques et outils de veille informationnelle et réglementaire
• Maîtrise de l’organisation d’événements
• Maîtrise de la construction d’outils de reporting et de tableaux de bord
• Connaissance d’un ERP (type SAP)
• Bon niveau d’anglais
Qualités requises :
• Dynamisme et réactivité
• Esprit d’initiative et autonomie
• Discrétion
• Organisation (capacité à prioriser)
• Rigueur
• Polyvalence
• Disponibilité
• Aisance relationnelle, sens de l’écoute et de la communication
• Esprit de synthèse
• Esprit d’équipe
• Capacité d’adaptation
Éléments nécessaires pour postuler
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Document(s) :
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