Secteur d’activité 

Le Service d’Hématologie comprend 4 Unités Fonctionnelles situées à l’hôpital Robert Debré.
-    L’unité d’hématologie clinique, comprenant 22 lits d’Hospitalisation conventionnelle (UF 1013), au 5ème étage
-    Le secteur protégé, comprenant 5 lits de soins intensifs (UF 1014), au 8ème étage
-    Un secteur de consultations (UF 1015), au niveau 1 
-    Un hôpital de jour hématologique (UF 1019) au sein de l’Unité de Médecine Ambulatoire – Cancérologie Hématologie (UMA-CH), au 2ème étage.

Définitions / Abréviations

-CIP : chambre implantable
-CSS : Cadre supérieur de Santé
-EFS : Etablissement Français du Sang
-HDJ : Hospitalisation de Jour
-IDE / Infirmier (ère) Diplômé (e) d’Etat
-IJG : Institut Jean Godinot
-UMSP : Unité Mobile de Soins Palliatifs

Les missions 

La secrétaire participe à l’accueil et au secrétariat en service d’Hématologie clinique et au niveau du secteur de consultations.

Les activités 

Assurer le secrétariat du secteur de la consultation :
-    Accueil physique et téléphonique des patients
-    Enregistrement de la consultation dans WEB 100T
-    Programmation d’un nouveau rendez-vous à chaque sortie de consultation
-    Programmation d’examens en externe (myélogramme, consultation externe, Pet scan)
-    Récupérer auprès du laboratoire les examens non reçus
-    Diriger les patients au service des prélèvements avant ou après la consultation si besoin
-    Scanner les documents non reçus et les insérer dans le dossier informatique « Easily »
-    Frapper les courriers des consultations.

Assurer le secrétariat de l’unité d’hospitalisation d’hématologie clinique :
-    Accueil physique et téléphonique des patients
-    Gestion des entrées, mise à jour des coordonnées des patients, préparation et vérification des préadmissions (vérifier avec agenda papier)
-    Gestion des dossiers des patients à la sortie : courrier de sortie, préparation des documents de sortie, scan des documents non informatisés au sein du dossier informatique, préparation des codages, saisie des PMSI, organisation des rendez-vous
-    Gestion des rendez-vous : organisation des rendez-vous pour pose de cathéter, CIP, examens radiologiques
-    Gestion des demandes de premières consultations : inscription sur le registre, lien avec les différents interlocuteurs
-    Gestion des bilans pré-greffe : prise de rendez-vous, convocation, appel des patients, préparation des dossiers et envoi à l’Hôpital St Louis
-    Ouverture des courriers et pré-tri des biologies (peut être fait également à la consultation).

Caractéristiques du poste

-Durée journalière de travail : 7h40
-Amplitude horaire : 9h/17h ou 10h/18h, exceptionnellement 9h/18h
-La mobilité entre le secteur de consultation et l’unité d’hospitalisation est organisée
-Le temps de participation à une réunion en dehors du temps de travail est récupérable.

Niveau d’étude 

-Formation en secrétariat médical

Niveau de compétence

-Bonne expérience de base des logiciels de bureautique (Word et Excel) et des logiciels métiers (Easily, Pastel, WEB 100T, PTAH, Archimed).

-Expérience exigée en secrétariat médicale

Capacités requises

-Sens du travail en commun, rigueur, rapidité, ordre (adhérer à une conception de travail collective). Capacité de travail en équipe.
-Capacité d’organisation, d’adaptation, d’anticipation, de prise d’initiatives et d’autonomie. 
-Sens des relations humaines, capacité d’écoute, de communication, de discrétion professionnelle, de confidentialité et respect du secret professionnel.
-Capacité à développer et réactualiser ses connaissances.

Pôle hospitalier de référence, le Centre Hospitalier Universitaire (CHU) de Reims assure les missions de proximité pour le territoire marnais et prend en charge les pathologies les plus complexes à l’échelle de la région Champagne-Ardenne, notamment en chirurgie cardiaque, en greffes de rein, ainsi qu’en urgences et soins pédiatriques.

Doté de l’ensemble des spécialités médico-chirurgicales, le CHU de Reims offre une prise en charge globale et continue tout au long de la vie. Sa maternité, adossée à un service de réanimation néonatale, garantit un suivi complet de l’enfant et de l’adolescent. L’établissement propose également une offre étendue d’hébergement pour personnes âgées et de soins de suite et de réadaptation.

Composé de 8 500 professionnels, le CHU accueille chaque année près de 200 000 patients et participe activement à la formation de plus de 2 100 étudiants, en lien avec les facultés de médecine, d’odontologie et de pharmacie de l’Université de Reims Champagne-Ardenne.

Acteur structurant du territoire, il génère un impact économique estimé à 900 millions d’euros dans la Marne. Engagé dans une politique de coopération territoriale ambitieuse au sein du Groupement Hospitalier Universitaire de Champagne, le CHU collabore étroitement avec l’Institut Godinot et les établissements partenaires.

Un important projet immobilier de 530 millions d’euros est en cours, destiné à la création du Nouvel Hôpital de Reims, dont l’achèvement est prévu en 2031.