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MISSIONS ET ACTIVITES

Les missions

La secrétaire assure les tâches administratives de secrétariat traditionnel, la programmation des HDJ et l’accueil physique et téléphonique des usagers. Elle travaille en étroite collaboration avec les médecins, le cadre de santé de l’unité, les infirmières, les infirmières de coordination et secrétaires des différents services collaborateurs.

Les activités

Activités principales : 

-Accueil physique et téléphonique
-Admission administrative du patient via EASILY
-Gestion informatique du dossier patient et des divers documents
-Gestion de la programmation des hospitalisations d’HDJ dans l’agendas EASILY en collaboration avec le cadre de santé et les infirmières de coordination
-Edition et remise des convocations aux patients ou envoi
-Prise de messages à destination du cadre, des médecins, internes, IDE, IDEC
-Gestion de la réception des biologies de patients en collaboration avec les externes et internes en médecine et les laboratoires de ville/du CHU
-Expédition, réception et tri du courrier, gestion des fax
-Assurer l’approvisionnement et la maintenance du matériel de bureau.
-Transmettre les bilans mensuels de suivi de l’activité programmée 
-Frappe de courriers de manière très ponctuelle

 Autres activités :

Activité économique : approvisionnement et maintenance du matériel :

-Commande et gestion des fournitures de bureau.
-Veiller également au bon fonctionnement du matériel informatique, de téléphonie et de reproduction et d’impression. Déclarer toute anomalie ou panne au cadre de l’unité, au Centre de Support Utilisateur (CSU).
-Travailler en collaboration avec les différents partenaires de l’institution et les prestataires extérieurs.

Activité institutionnelle :

-Participer aux réunions de service, aux réunions de Pôle.

Activité éducation, formation :

-Définir avec le cadre supérieur de pôle les besoins de formation continue en rapport avec le projet de service et de Pôle.

Particularités du poste :

-La secrétaire médicale est, comme tout agent hospitalier, tenue au secret professionnel mais doit faire preuve également d’un droit de réserve, de discrétion et de bienveillance.
-Connaître le milieu professionnel et son organisation.
-Connaître les activités des professionnels exerçant dans les services du pôle. 

DEFINITIONS ET ABREVIATIONS

-DIM : Département d’Information Médicale
-DSN : Direction des Services Numériques
-ETP : Equivalent Temps Plein
-HDJ : Hôpital De Jour
-IDE : Infirmière Diplômée d’Etat
-DEC : infirmière de Coordination
-UMA-CH : Unité de Médecine Ambulatoire – Cancérologie Hématologie

CARACTERISTIQUES DU POSTE

-Travail du lundi au vendredi (hors jours fériés)
-Horaire en 7h40
-Amplitude horaire : 8h00 – 17h00 (8h-16h ou 9h-17h)
-Repos hebdomadaire : fixes (samedi et dimanche)
-Le temps de participation à une réunion en dehors du temps de travail est récupérable
-La réactualisation des connaissances en informatique est obligatoire en fonction de l’évolution de l’agent ou du système. 

NIVEAU D'ETUDES ET CAPACITES REQUISES

-Une formation initiale de type Bac F8 ou Sciences Médico-Sociales ou formation de secrétaire médicale.
-Une bonne expérience de base de la bureautique (Word, Excel), et des logiciel métier si possible (Zimbra, Easily, Chimio Web).

Niveau de compétences 

-Une expérience de secrétariat médical dans un ou plusieurs services hospitaliers du CHU si possible.
-Des notions d’anglais seraient un plus.

 Capacités requises

Sens du travail en commun :

-Adhérer à l’organisation du service et à une conception de travail collective.

Sens organisationnel :

-Travailler avec rigueur et méthode, rapidité et efficacité.
-Posséder des capacités d’adaptation développées, d’anticipation et d’autonomie.
-Capacité à développer et réactualiser ses connaissances. 
-Capacité pour la prise de notes, les résumés et les synthèses.

Sens des relations humaines (ex : savoir accueillir, fonction de filtrage…) :

-Avoir des capacités d’écoute, de communication, faire preuve de bienveillance.
-Faire preuve d’un droit de réserve, de discrétion professionnelle, de confidentialité et de respect du secret professionnel.

Aptitudes intellectuelles :

-Capacité à développer et réactualiser ses connaissances (ex : informatiques en fonction des besoins du service par le biais de la formation continue).

Maîtrise de l’outil informatique ou s’engager à se former rapidement : 

-Windows, Word, Excel.
-Utilisation de différents logiciels : Virtual Archive (archives centralisées), Easily (dossier médical du patient, planning de rendez-vous), Zimbra (messagerie interne),
-Chronos (gestion de son planning), Chimio Web
-Connaître l’utilisation des systèmes de reproduction (imprimantes, photocopieur...).

Pôle hospitalier de référence, le Centre Hospitalier Universitaire (CHU) de Reims assure les missions de proximité pour le territoire marnais et prend en charge les pathologies les plus complexes à l’échelle de la région Champagne-Ardenne, notamment en chirurgie cardiaque, en greffes de rein, ainsi qu’en urgences et soins pédiatriques.

Doté de l’ensemble des spécialités médico-chirurgicales, le CHU de Reims offre une prise en charge globale et continue tout au long de la vie. Sa maternité, adossée à un service de réanimation néonatale, garantit un suivi complet de l’enfant et de l’adolescent. L’établissement propose également une offre étendue d’hébergement pour personnes âgées et de soins de suite et de réadaptation.

Composé de 8 500 professionnels, le CHU accueille chaque année près de 200 000 patients et participe activement à la formation de plus de 2 100 étudiants, en lien avec les facultés de médecine, d’odontologie et de pharmacie de l’Université de Reims Champagne-Ardenne.

Acteur structurant du territoire, il génère un impact économique estimé à 900 millions d’euros dans la Marne. Engagé dans une politique de coopération territoriale ambitieuse au sein du Groupement Hospitalier Universitaire de Champagne, le CHU collabore étroitement avec l’Institut Godinot et les établissements partenaires.

Un important projet immobilier de 530 millions d’euros est en cours, destiné à la création du Nouvel Hôpital de Reims, dont l’achèvement est prévu en 2031.